שיחות ועידה - איך לתכנן מצגת מוצלחת לשיחות ועידה ?
האם הטילו עליך את המשימה להיות אחראי לתכנון מוצלח של שיחות ועידה ? אם כן אתה במקום הנכון. אמנם לא קל לעשות הכנות לשיחות ועידה מוצלחות, אבל תוכל להצליח אם תעמוד בכמה כללי מפתח לשיחות ועידה.
כללי המפתח הללו מאוד חשובים, כך שאם לא תעמוד בהם, הניסיון שלך בשיחות ועידה יהפוך לסיוט אחד גדול שתרצה לשכוח במהרה. אז הנה כמה טיפים לתכנון מוצלח של שיחות ועידה :
בשיחות ועידה הקפד לא להאריך:
אף אחד לא אוהב לשבת בחדר ולבהות במסך למשך שעות. אז ודא שבתכנון שיחות הועידה לא יאריכו יותר משעה, שעתיים. שיחות ארוכות יותר יגרמו למקושרים להתעייף ולאבד את הריכוז – דבר שיהרוס את מטרת שיחות הועידה.
בשיחות ועידה תכנן הכל הרבה זמן מראש:
חשוב לתכנן את שיחות הועידה מראש. ודא כי אתה יודע מה צריך להכין לאותו יום. אם מדובר בשיחות ועידה בינלאומיות תאום מוקדם הוא המפתח לשיחות ועידה מוצלחות או גרועות. ודא כי כל המידע והאביזרים מוכנים לפני השיחה. תכנן את רשימת הנוכחים ואת מקום ישיבתם בזמן השיחה.
בשיחות ועידה ודא כי כל הציוד מוכן לשימוש:
בדוק את הציוד מראש כדי לוודא שהכל עובד כשורה. העבר את כל המידע לשידור לפחות יומיים לפני מועד השיחה. כך ניתן ללמוד את החומר בצורה טובה ויסודית.
בשיחות ועידה השתמש בגודל גופן גדול מהרגיל:
מאוד מעייף אנשים לבהות במסך במשך שעות, לכן כדי לוודא שגודל הגופן של המסמך הוא גדול וקריא. דבר זה ייתן הרגשה טובה למשתתפים.
בשיחות ועידה הכן תוכנית גיבוי:
לעולם אין לדעת מה יקרה באותו יום. ודא שיש לך תוכנית גיבוי למקרה הצורך, אם המצלמה לא עובדת מה תוכל לעשות? האם יש מצלמת גיבוי? אתה מבין למה הכוונה.
אם תשקיע קצת זמן ומאמץ בתיכנון שיחות ועידה , תוכל להבטיח את הצלחתה. אז השקיע קצת מאמץ בתכנון הפרטים עכשיו, זה ישתלם בסוף.
פורסם על ידי מיכל הרץ
יום רביעי 14 ינואר 2009
|
גרסה להדפסה
שליחה לחבר